BLOGS EN VERHALEN

Het werk en je team kunnen best een weekje zonder jou! Andersom ook?

Nog 3 dagen en dan is het herfstvakantie. Heerlijk, een weekje weg met de familie zonder meetings! Ik kijk er nu al naar uit om samen te ontbijten, strandwandelingen te maken en van de ondergaande zon te genieten.” Hans is manager van een team van 8 accountmanagers. Hij is een echte meewerkend voorman met een open-door policy. Hij weet precies wat er bij alle klanten van zijn teamleden speelt, kent de organisatie door en door en heeft voor elk probleem of vraag wel een passende oplossing.



Hij ziet het al voor zich: vrijdag zet hij zijn out-of-office aan, trekt de deur van zijn kantoor achter zich dicht en rijdt fluitend naar huis om zijn gezin op te halen voor de rit naar Bretagne.


Gedurende de dag begint er toch iets te knagen: wat nu als we tijdens mijn vakantie een klant verliezen of als het team me nodig heeft? Misschien wil die ene klant wel een scherpere offerte?


Halverwege de woensdag heeft hij voor zichzelf besloten dat hij voor de zekerheid zijn laptop meeneemt op vakantie: je weet maar nooit. Misschien dat hij in een verloren uurtje nog wat mail van het team kan beantwoorden. “Ik kan zelfs een uurtje eerder opstaan, dan heeft de familie er geen last van” denkt hij bij zichzelf.



En zo heeft Hans voor zichzelf een zeephelling gecreëerd die hem in dezelfde positie brengt als de afgelopen vakanties. Tijdens die vakanties (waar hij ook zo naar uitkeek) begon hij in de ochtend met mail afhandelen, checkte hij tijdens de strandwandelingen de berichten op zijn telefoon en miste hij de zonsondergang omdat hij nog ‘even’ moest reageren op een voicemailtje van een collega.


Gedurende de vakantie trokken zijn vrouw en kinderen langzaam hun eigen plan en zijn team vroeg zich af of Hans zijn vakantie had geannuleerd en van huis uit werkte. Ze hadden nog niet eerder zoveel mail en adviezen van hem ontvangen.


De consequentie van het vakantie vieren zoals Hans dat doet is dat hij daarna weer toe is aan vakantie. En niet alleen hij, ook zijn familie en zijn teamleden!


Herkenbaar?


Hans is overigens niet de enige. Het blijkt dat ruim de helft van werkend Nederland zijn werkmail checkt tijdens de vakantie; een groot deel leest en beantwoordt mail en WhatsApp elke dag van de vakantie (40%), 1/3 zegt gewoon door te werken tijdens de vakantie (bron: multiscope).  


En ook al zullen veel collega’s en werkgevers zeggen dat je echt uit moet rusten tijdens je vakantie (omdat je het hebt verdiend), bijna de helft van de werkgevers verwacht dat werknemers e-mail blijven checken op vrije dagen en óók collega’s vertrouwen hierop (24%) (bron: Tele2).


De drempel om je werk e-mail te checken is heel laag: je hebt altijd wel je telefoon bij je voor vakantiefoto’s, je betaalt geen roamingkosten meer in Europa en buiten Europa is er bijna altijd wel een wifi punt in de buurt. Alle ingrediënten om makkelijk je berichten te checken en erop te reageren zijn binnen handbereik.


Ons brein zorgt voor een verdere verlaging van de drempel om je berichten te checken. Elke beepje, trilling of pushbericht op je telefoon zet een cascade in werking: wie weet is het een belangrijk, leuk of interessant bericht van je collega’s! Het checken van het bericht geeft je hersenen als beloning een endorfine kick en dat geeft een heel gelukkig gevoel. Grote kans dat je de volgende keer weer kijkt wat er achter de notificatie schuilgaat.


Een kortetermijnoplossing

Wil jij deze herfstvakantie echt afstand van je werk nemen, zodat je na de vakantie er weer fris tegenaan kan? De volgende 5 tips helpen je hierbij:

- Schrijf een duidelijke out-of-office waarin staat wie jouw functie waarneemt tijdens jouw vakantie. Zorg er wel voor dat jouw waarnemer hiervan op de hoogte is en weet wat hij of zij kan verwachten in jouw afwezigheid.

- Zet je notificaties uit. Dat geeft rust omdat je zo een trilling of een beep voorkomt wanneer er een berichtje binnenkomt.

- Zet je werk e-mail uit en spreek af met je team dat ze je alleen bij extreem noodweer (dat het team zelf niet kan oplossen) kan sms-en. Dit komt de zelfstandigheid van het team zeker ten goede.

- Als je met je familie ergens bent, ben jij er ook vóór je familie. Dat betekent telefoon weg tijdens maaltijden, de (romantische) wandelingen en de spelletjes met de kinderen.

- Als je toch wilt werken: maak een afspraak met je gezin, kies een specifiek moment en houd het daarbij.


One more thing

Om te voorkomen dat je bij een volgende vakantie een zeephelling creëert zoals Hans, heb ik nog één tip. Houd na je vakantie eens je dagelijkse werkzaamheden tegen het licht en stel jezelf dan de vragen:


- Welke verantwoordelijkheden, die bij mijn team horen of die het team veel beter kan invullen dan ik, houd ik bij me?

- Welke verantwoordelijkheden, waar mijn team en de organisatie echt beter van zouden worden, kan ik hierdoor nu niet invullen?


Draag vervolgens alle verantwoordelijkheden die bij het team horen of die het team beter kan invullen dan jijzelf geleidelijk aan je team over. Je zult ontdekken dat je team zelfstandiger wordt, het lerende vermogen van je team groter wordt en het team meer plezier in het werk krijgt. Jij kunt je vervolgens richten op die verantwoordelijkheden waar je team en de organisatie echt beter van worden.


Bijkomend voordeel is dat jij in de toekomst met gerust hart op vakantie kunt gaan omdat je weet dat jouw team het werk prima aankan zonder jou. Met dezelfde overgave waarmee jij je voor je team en de organisatie inzet tijdens werktijd, kun je er vervolgens tijdens de vakantie voor je gezin zijn. Een echte win-win-win situatie!



Ook te vinden op LinkedIn